Administrative Assistenz.
Ein Organisationstalent.
Sie sind strukturiert, kommunikationsstark und möchten den Schulalltag aktiv mitgestalten? Dann erwartet Sie bei uns eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe. Als administrative Assistenz in der Schule übernehmen Sie eine zentrale Rolle im täglichen Schulbetrieb und unterstützen die Schulleitung bei wichtigen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
Mit Ihrem Organisationstalent sorgen Sie dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren. Sie koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenzen, bereiten Unterlagen vor und behalten auch in arbeitsintensiven Phasen stets den Überblick. Dadurch schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für einen gut strukturierten Schulalltag.
Ein weiterer wichtiger Teil Ihrer Tätigkeit ist die eigenständige Bearbeitung delegierter Aufgabenbereiche. Sie übernehmen Verantwortung, setzen Prioritäten und tragen aktiv dazu bei, Verwaltungsprozesse effizient und professionell zu gestalten. Ihre Arbeit entlastet die Schulleitung und unterstützt das gesamte Schulteam im täglichen Betrieb.
Auch im Bereich der Budgetverwaltung und Ressourcenplanung leisten Sie einen wertvollen Beitrag. Sie unterstützen bei der Überwachung, Koordination und Dokumentation finanzieller Prozesse und helfen dabei, vorhandene Mittel sinnvoll und nachhaltig einzusetzen. So tragen Sie dazu bei, dass der Schulbetrieb organisatorisch und wirtschaftlich optimal unterstützt wird.
Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre administrativen Fähigkeiten, Ihr Verantwortungsbewusstsein und Ihre Freude an strukturierter Arbeit in einem sinnstiftenden Umfeld einzubringen. Wenn Sie gerne organisieren, lösungsorientiert arbeiten und Teil eines engagierten Schulteams werden möchten, sind Sie bei uns genau richtig.
Die Aufgaben in der administrativen Assistenz umfassen…
- Parteien- und Telefonverkehr;
- Terminkoordination;
- Unterstützung der Schulleitung beim Post ein- und ausgang, Vermerke im Postjournal, Verteilung und Bearbeitung von Poststücken (selbständig oder nach Absprache mit der Schulleitung);
- Evidenthaltung und Verwahrung von Drucksorten (Zeugnisse, Prüfungsprotokolle, Klassenbücher, Kataloge, etc.);
- Beratung und Hilfestellung für die Lehrpersonen in verwaltungstechnischen Fragen;
- EDV-mäßige Datenverwaltung;
- Ausstellen von Bestätigungen (z.B. Schulbesuchsnachweise, etc.);
- Ausstellen von Zeugnisduplikaten;
- Auszählung und Verteilung verschiedener Broschüren und Drucksorten an Lehrpersonen und SchülerInnen;
- Herstellung von Vervielfältigungen;
- Auskunftserteilung und Ausgabe von Formularen betreffend Schülerbeihilfe, Heimbeihilfe, Beihilfe zu Schulveranstaltungen, etc.;
- Übermittlung von Meldungen an Behörden, insbesondere an die Bildungsdirektion (jeweils in Absprache mit der Schulleitung);
- Administrative Unterstützung des Schularztes/der Schulärztin;
- Mithilfe bei der Schulbuchaktion;
- Veranlassung von Service- und Reparaturarbeiten, soweit sie nicht in den Aufgabenbereich des Schulwartes/der Schulwartin fallen;
- Vorbereitungsarbeiten für die Durchführung der Elternsprechtage, Klassenelternabende und Sitzungen des Schulforums;
- Verwaltungsarbeiten im Zusammenhang mit der schulischen Tagesbetreuung;
- administrative Unterstützung bei der Organisation von Schulveranstaltungen;
- Botengänge;
- selbstständige Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Rechnungen über Lieferungen und Leistungen;
- Mithilfe bei der Budgetüberwachung bei einem allenfalls vom Schulerhalter zugewiesenen Schulbudget;
- Eventuell Führung der Handkassa;
- Pflege von Inventarlisten;
- Einholen von Angeboten;
Anforderungsprofil Administrative Assistenz.
- gute Kommunikationsfähigkeit
- Genauigkeit
- rasches, rationelles und wirtschaftliches Arbeiten
- ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit
- gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office
- Ausbildung: HAK/HASCH, Kaufmännische Lehre, Lehre Verwaltungsassistenz oder gleichwertige Ausbildung bzw. entsprechende einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- 16-stündiger Erste-Hilfe-Kurs
Starke Unterstützung für Kinder, Jugendliche und Schulen.
Bei der KIB – Kinder Bildung Tirol gem. GesmbH stehen Kinder und Jugendliche im Mittelpunkt. Mit großer Leidenschaft setzen wir uns dafür ein, Bildungswege zu begleiten, Entwicklung zu fördern und Schulen im Alltag bestmöglich zu unterstützen. Gemeinsam mit Schulerhaltern, Eltern und Bildungseinrichtungen verfolgen wir ein klares Ziel: Wir möchten Kindern und Jugendlichen die bestmöglichen Rahmenbedingungen für Lernen, Wachstum und persönliche Entfaltung bieten.
Unsere Arbeit geht weit über die reine Unterstützung im Unterricht hinaus. Wir schaffen verlässliche Strukturen, die Kinder und Jugendliche sowohl im schulischen Umfeld als auch in der Freizeit stärken. Dabei legen wir großen Wert auf eine pädagogisch wertvolle Begleitung, individuelle Förderung und ein respektvolles Miteinander.
Um Schulen und Familien nachhaltig zu entlasten, stellt die KIB qualifizierte Schulassistent:innen, Freizeitpädagog:innen und administrative Assistent:innen bereit. Diese übernehmen wichtige Aufgaben im Bildungsalltag, unterstützen pädagogische Prozesse, begleiten Kinder und Jugendliche verlässlich und tragen dazu bei, dass Schule als Lern- und Lebensraum gut funktioniert.
Als engagierter Partner im Tiroler Bildungsbereich steht die KIB – Kinder Bildung Tirol für Qualität, Verantwortung und Zusammenarbeit. Wir verbinden professionelle Unterstützung mit menschlicher Nähe und leisten damit einen wertvollen Beitrag zu einem starken, inklusiven und zukunftsorientierten Schulalltag in Tirol.
Bildung begleiten. Kinder stärken. Zukunft gestalten.
Sie arbeiten mit Herz, Verstand und Freude am Umgang mit Kindern und Jugendlichen? Sie möchten Ihre Leidenschaft für administrative Assistenz, Schulassistenz oder Freizeitbetreuung in einem professionellen und sinnstiftenden Umfeld einbringen? Dann sind Sie bei der KIB – Kinder Bildung Tirol gem. GesmbH genau richtig.
Wir suchen motivierte, empathische und qualifizierte Mitarbeiter, die Kinder und Jugendliche im Schulalltag begleiten, Bildungseinrichtungen unterstützen und zu fairen Entwicklungschancen beitragen möchten.
Als Arbeitgeberin steht KIB für Vielfalt, Teamarbeit und starken Zusammenhalt. Wir legen großen Wert auf offene Kommunikation, gegenseitigen Respekt und kontinuierliche Weiterentwicklung – fachlich wie persönlich. In einem wertschätzenden Arbeitsumfeld bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Stärken einzubringen und gemeinsam mit uns Schule in Tirol aktiv mitzugestalten.
Besuchen Sie unsere Karriereseite und starten Sie Ihre Karriere bei KIB – Kinder Bildung Tirol. Gemeinsam schaffen wir Unterstützung, die wirkt.