Ein Mann und eine Frau arbeiten als administrative Assistenz im Büro eines Unternehmens im Bildungsbereich.

Admi­nis­tra­ti­ve Assistenz

Sie sind ein Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent und möch­ten den Schul­all­tag aktiv mit­ge­stal­ten? Dann sind Sie bei uns genau rich­tig! Als admi­nis­tra­ti­ve Assis­tenz über­neh­men Sie eine wich­ti­ge Rol­le im Schul­be­trieb und unter­stüt­zen die Schul­lei­tung in viel­fäl­ti­gen Ver­wal­tungs­auf­ga­ben. Ob Ter­min­ma­nage­ment, Kor­re­spon­denz oder die Vor­be­rei­tung wich­ti­ger Unter­la­gen – Sie sor­gen für einen rei­bungs­lo­sen Ablauf und behal­ten stets den Überblick.

Ihre Tätig­keit umfasst zudem die eigen­stän­di­ge Bear­bei­tung dele­gier­ter Auf­ga­ben­be­rei­che, sodass Sie aktiv zur Effi­zi­enz und Struk­tur im Schul­all­tag bei­tra­gen. Auch in der Bud­get­ver­wal­tung unter­stüt­zen Sie die Schul­lei­tung, indem Sie finan­zi­el­le Pro­zes­se über­wa­chen und koor­di­nie­ren. Ihre Arbeit stellt sicher, dass Res­sour­cen opti­mal genutzt wer­den, um den Schul­be­trieb nach­hal­tig zu unterstützen.

Info­fol­der admi­nis­tra­ti­ve Assistenz

Die Auf­ga­ben in der admi­nis­tra­ti­ven Assis­tenz umfassen

  • Par­tei­en- und Telefonverkehr;
  • Ter­min­ko­or­di­na­ti­on;
  • Unter­stüt­zung der Schul­lei­tung beim Post ein- und aus­gang, Ver­mer­ke im Post­jour­nal, Ver­tei­lung und Bear­bei­tung von Post­stü­cken (selb­stän­dig oder nach Abspra­che mit der Schulleitung);
  • Evi­den­t­hal­tung und Ver­wah­rung von Druck­sor­ten (Zeug­nis­se, Prü­fungs­pro­to­kol­le, Klas­sen­bü­cher, Kata­lo­ge, etc.);
  • Bera­tung und Hil­fe­stel­lung für die Lehr­per­so­nen in ver­wal­tungs­tech­ni­schen Fragen;
  • EDV-mäßi­ge Datenverwaltung;
  • Aus­stel­len von Bestä­ti­gun­gen (z.B. Schul­be­suchs­nach­wei­se, etc.);
  • Aus­stel­len von Zeugnisduplikaten;
  • Aus­zäh­lung und Ver­tei­lung ver­schie­de­ner Bro­schü­ren und Druck­sor­ten an Lehr­per­so­nen und SchülerInnen;
  • Her­stel­lung von Vervielfältigungen;
  • Aus­kunfts­er­tei­lung und Aus­ga­be von For­mu­la­ren betref­fend Schü­ler­bei­hil­fe, Heim­bei­hil­fe, Bei­hil­fe zu Schul­ver­an­stal­tun­gen, etc.;
  • Über­mitt­lung von Mel­dun­gen an Behör­den, ins­be­son­de­re an die Bil­dungs­di­rek­ti­on (jeweils in Abspra­che mit der Schulleitung);
  • Admi­nis­tra­ti­ve Unter­stüt­zung des Schularztes/der Schulärztin;
  • Mit­hil­fe bei der Schulbuchaktion;
  • Ver­an­las­sung von Ser­vice- und Repa­ra­tur­ar­bei­ten, soweit sie nicht in den Auf­ga­ben­be­reich des Schulwartes/der Schul­war­tin fallen;
  • Vor­be­rei­tungs­ar­bei­ten für die Durch­füh­rung der Eltern­sprech­ta­ge, Klas­sen­el­tern­aben­de und Sit­zun­gen des Schulforums;
  • Ver­wal­tungs­ar­bei­ten im Zusam­men­hang mit der schu­li­schen Tagesbetreuung;
  • admi­nis­tra­ti­ve Unter­stüt­zung bei der Orga­ni­sa­ti­on von Schulveranstaltungen;
  • Boten­gän­ge;
  • selbst­stän­di­ge Prü­fung der sach­li­chen und rech­ne­ri­schen Rich­tig­keit von Rech­nun­gen über Lie­fe­run­gen und Leistungen;
  • Mit­hil­fe bei der Bud­get­über­wa­chung bei einem allen­falls vom Schul­erhal­ter zuge­wie­se­nen Schulbudget;
  • Even­tu­ell Füh­rung der Handkassa;
  • Pfle­ge von Inventarlisten;
  • Ein­ho­len von Angeboten;
Das Logo der KIB - Kinder Bildung Tirol gem. GesmbH in gelbgrün gehalten, für den Bereich der administrativen Assistenz

Anfor­de­rungs­pro­fil Admi­nis­tra­ti­ve Assistenz

  • gute Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­keit
  • Genau­ig­keit
  • rasches, ratio­nel­les und wirt­schaft­li­ches Arbeiten
  • aus­ge­präg­te orga­ni­sa­to­ri­sche Fähigkeiten
  • Team­fä­hig­keit, Belastbarkeit
  • gute EDV-Kennt­nis­se, ins­be­son­de­re MS Office
  • Aus­bil­dung: HAK/HASCH, Kauf­män­ni­sche Leh­re, Leh­re Ver­wal­tungs­as­sis­tenz oder gleich­wer­ti­ge Aus­bil­dung bzw. ent­spre­chen­de ein­schlä­gi­ge Berufs­er­fah­rung von Vorteil
  • Bereit­schaft zur Weiterbildung
  • 16-stün­di­ger Erste-Hilfe-Kurs

Ihr Part­ner für Assis­tenz und Freizeitbetreuung 

Bei der KIB – Kin­der Bil­dung Tirol gem. Ges­mbH set­zen wir uns mit gro­ßer Lei­den­schaft für die Bil­dung und Unter­stüt­zung von Kin­dern und Jugend­li­chen ein. Gemein­sam mit Schul­erhal­tern und Eltern wol­len wir das Bes­te für Kin­der und Jugend­li­che errei­chen. Hier geht es nicht nur um Unter­stüt­zung im Unter­richt, son­dern auch um päd­ago­gisch wert­vol­le Beglei­tung in der Frei­zeit. Dies errei­chen wir durch die Bereit­stel­lung von Schulassistent:innen, Freizeitpädagog:innen und admi­nis­tra­ti­ven Assistent:innen.

Wer­den Sie Teil der KIB-Fami­lie

Besu­chen Sie unse­re Kar­rie­re­sei­te und star­ten Sie noch heu­te Ihre Kar­rie­re bei der KIB – Kin­der Bil­dung Tirol gem. Ges­mbH. Gemein­sam kön­nen wir Gro­ßes erreichen!

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“Wenn du immer nur das tust, was du bereits kannst, wirst du immer nur das blei­ben, was du bereits bist.”

Hen­ry Ford